2022年1月施工 改正電子帳簿保存法の要件緩和と義務化について

2022年より改正電子帳簿保存法が施行されました。
以前より、各種法律では帳簿関連書類を紙で保存することが義務化されていました。しかし、仕事の効率化、生産性の向上といったデジタル化の推進（DX）やエコに対する取り組みなど、このような風潮を受けて、帳簿関係書類を電子データで保存を可能にしたものが電子帳簿保存法です。

電子帳簿保存法上の区分は下記の通りとなります。

※出典：電子帳簿保存法が改正されました

今回の改正は①から③に関連して「要件緩和」と「義務化」が行われました。要件緩和については、より電子データ化がしやすくなり、一方で義務化は対応が求められるので、対応は必須となります。

●要件緩和された内容
＜税務署長の事前承認制度が廃止＞
文字通り従来は、適用を受けるためには税務署長の承認が必要でしたが、事業者の業務負担軽減を
目的として廃止されました。

＜適正事務処理要件の廃止＞
領収書などのスキャナ保存に関して、定期検査で原本とデータを調査することがありましたが、この調査がなくなったために、紙をデータ化後にすぐに廃棄することができるようになりました。

＜タイムスタンプの要件緩和＞
領収書などのスキャナ保存に関して、受取人が自署した上で、さらに3日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、要件緩和により、自署が不要となり、さらに2ヶ月プラス7営業日以内にタイムスタンプを付与するといった条件に緩和されました。
さらに、訂正や削除履歴が残るまたは、訂正削除が不可能なシステムに保存すれば、タイムスタンプの付与要件に充てることができます。

＜検索条件の緩和＞
電子データには検索機能が重要です。従来は検索のため複雑複数な検索項目が求めらていましたが、改正により、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目となります。

●義務化された内容（猶予期間2年）

電子データで受領した電子取引は紙の保存だけでは不十分となります。電子取引とは何を指すか、簡単に具体例を挙げていきます。

・メールに添付された請求書
・ネットショップ（Amazonや楽天市場）で購入した領収書や請求書　など

2022年より全事業者に適用されています。もちろん今まで通り、収納やキャビネットに紙で保管しても良いが、前述したように、これだけでは不十分となります。

今まで紙ベースで保管をしてきたt企業、特に大企業ではなく中小企業に多く見られるのではないでしょうか。
デジタル化するのは非常に労力とコストが掛かるといったデメリットがあります。一方で、業務の効率化、生産性向上、従業員の負担・ストレス軽減など、デメリット以上にメリットがあるのではないでしょか。
実際にデジタル化した企業のメリットとしてこんな声が聞かれます。

・情報共有や確認が容易になりミスが減少
・ペーパーレス化により、紙のコスト削減
・外部倉庫の毎月の固定費の書類保管費用の削減
　また、書庫が不要になり、コロナウイルスの影響で、リモートワークに移行したため、最低限の広
　さがあるオフィスへの移転で、賃料の削減

今回の改正により、デジタル化への移行がしやすくなっております。デジタル化、ペーパーレス化は、直接的な売上向上にはつながらず、後回しになりがちな企業様もあるのではないでしょうか。しかし、前述したように、コスト削減や効率化、生産性向上などが期待できます。

猶予期間が2年あり、企業様各社のご状況にはよりますが、取り組む優先順位としては決して低くはないはずです。さらに、2022年度もIT導入補助金が予定されています。
「改正電子帳簿保存法＊IT導入補助金』で社内のデジタル化を推進していきましょう。

IT導入補助金の募集がまだ先だから！と先送りにするのではなく、事前に自社の状況把握から導入にあたり障壁なる部分の確認と解消、目指すべき姿、これらを実現できるシステム候補の選定など、やるべきことは沢山あります。

情報システム担当部署と連携しながら進める等想定されますが、自社にリソースがない、そもそも何から手を付けるべきか分からないなど…IT、デジタルが苦手であり、お困りの企業様が多いのも事実です。情報システム、社内整備の専門家などに、構築〜運用に至るまでを外部の第三者に相談することも1つの選択肢になると思います。

猶予期間がまだ2年近くあるから大丈夫とは考えず、早めのご準備ご対応をお勧めしています。